Vedtægter

 

Vedtægter

§ 1 Klubbens navn er Kjøbenhavns Philatelist Klub (KPK) - Danmarks Frimærkesamler Forening. Dens hjemsted og værneting er København. Klubben er ved sit medlemskab tilknyttet Danmarks Filatelist Forbund (DFF), der er tilsluttet Fédération Internationale de Philatelie (FIP).

§ 2 Klubbens formål er at fremme kendskabet til og udbrede interessen for filatelien, og den arbejder med dette formål for øje bl.a. ved (i overensstemmelse med gældende reglementer, hvor sådanne er vedtaget):

- at afholde møder med foredrag, fremvisning af samlinger m.v. samt diskussioner om filatelistiske emner eller nært beslægtede områder,

- at udsende sit eget klubblad - NFT (Nordisk Filatelistisk Tidsskrift) - der ved tegning af abonnement eller i løssalg kan distribueres til ikke-medlemmer i såvel ind- som udland,

- at afholde eller motivere medlemmerne til at deltage i udstillinger på såvel nationalt som internationalt plan, - at udgive eller støtte udgivelsen af filatelistisk litteratur,

- at opretholde et bibliotek med filatelistisk litteratur til brug for såvel egne medlemmer som medlemmer af andre klubber/foreninger, der er tilsluttet DFF,

- at afholde formidlingssalg eller auktioner med materiale af filatelistisk art indleveret af medlemmerne,

- at bistå medlemmerne og medlemmernes efterladte ved realisation af filatelistisk materiale,

- at opretholde en hjemmeside med informationer om klubaktiviteter og anden information af interesse for klubbens medlemmer.

§ 3 Anmodning om medlemskab sker via klubbens hjemmeside eller skriftligt til et bestyrelsesmedlem eller til klubmesteren. Anmodningen skal bekendtgøres ved det førstkommende klubmøde og samtidig offentliggøres på klubbens hjemmeside. Hvis ingen indsigelser fremkommer indenfor 14 kalenderdage derefter, er den pågældende optaget. I tilfælde af indsigelse nedsættes straks et optagelsesudvalg besinde af et bestyrelsesmedlem og to medlemmer, som træffer afgørelse om indsigelsen skal resultere i et afslag. Hvis indsigelse medfører afslag på optagelsen kan ansøgeren forlange sin anmodning om optagelse forelagt førstkommende ordinære generalforsamling. Anmodning om optagelse kan kun efter bestyrelsens tilladelse imødekommes for personer under 18 år.

§ 4 Medlemmer optages i overensstemmelse med medlemskategoriseringen i DFF's vedtægter.

§ 5 Nyoptagne medlemmer betaler ved indtræden før 1. juli fuldt årskontingent og ved indtræden efter 1. juli halvt årskontingent. NFT modtages fra indtrædelsestidspunktet.

§ 6 Ethvert medlem, der uafbrudt i 25, 40, 50, 60 og for hvert følgende 5 år har været medlem af klubben, tildeles klubbens hæderstegn med tilhørende diplom. Efter 50 års medlemskab er sådanne medlemmer kontingentfrie for så vidt angår klubkontingentdelen og modtager NFT vederlagsfrit.

§ 7 Medlemmer eller andre, der har gjort en særlig indsats for klubben eller filatelien i øvrigt, kan udnævnes til æresmedlemmer eller tildeles KPK's medalje i henhold til reglementet herfor. Æresmedlemmer og indehavere af KPK's medalje for fortjenstfuld indsats er kontingentfrie og modtager NFT vederlagsfrit.

§ 8 Klubkontingenter for det kommende år fastsættes af generalforsamlingen. Det samlede kontingent består af et klubkontingent plus et tillægskontingent, der dækker det kontingent, der skal betales til DFF for det pågældende medlem. Kontingentet erlægges inden udgangen af januar måned. Betales kontingentet ikke rettidigt, er klubben berettiget til at opkræve et rykkergebyr, hvis størrelse fastsættes af bestyrelsen. Har et medlem efter at være rykket ikke betalt kontingentet senest en måned derefter, kan den pågældende slettes som medlem, uden at klubbens krav dog derved bortfalder.

§ 9 Klubben ledes af en bestyrelse på 8 medlemmer, der vælges af generalforsamlingen. Formand, næstformand og kasserer vælges af generalforsamlingen til de nævnte funktioner. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 medlemmer er tilstede. Står stemmerne lige er formandens stemme afgørende. I øvrigt konstituerer bestyrelsen sig selv, ligesom den kan udpege et antal kommitterede til særlige hverv. Mindst et bestyrelsesmedlem vælges med henblik på at varetage provinsmedlemmernes interesser. Formanden repræsenterer klubben. Ved formandens forfald indtræder næstformanden i dennes funktion. Klubben tegnes af formanden i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer. Ved køb og salg af fast ejendom dog af den samlede bestyrelse. Klubben hæfter kun for sine forpligtelser med den klubben til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke klubbens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse.

§ 10 Der kan efter vedtagelse i bestyrelsen udredes honorar og antages lønnet medhjælp.

§ 11 Som kasserer vælges en regnskabskyndig person, der med faglig indsigt kan forestå klubbens regnskaber, opkræve og modtage indtægter og tilgodehavender samt afholde udgifter og betale gældsposter. Kassereren anbringer klubbens midler til bedst mulig forrentning i et offentligt anerkendt pengeinstitut eller i børsnoterede værdipapirer efter samråd med formanden og et til denne vurdering udpeget medlem af bestyrelsen. På samme måde forholdes ved salg af børsnoterede værdipapirer eller ændringer i indsætningerne på rentebærende konti i pengeinstitutter. Kassereren disponerer alene over klubbens likvide midler i kasse, på checkkonto eller på girokonto og sørger for, at disse likvide midler er af rimelig minimumsstørrelse til klubbens drift.

§ 12 Regnskabsåret er kalenderåret. Regnskabet for det forløbne år skal i afsluttet stand snarest muligt efter regnskabsårets udgang tilstilles revisorerne. Efter endt revision sendes regnskabet til formanden ledsaget af revisionsprotokollen. Regnskabet offentliggøres senest 14 dage før generalforsamlingen på klubbens hjemmeside eller i en af KPK's publikationer.

§ 13 Klubbens regnskaber gennemgås dels af en ekstern revisor, der skal være statsautoriseret, dels af en intern revisor, der vælges blandt klubbens medlemmer. Klubbens eksterne revisor vælges for et år ad gangen, medens den interne revisor og revisorsuppleant vælges for 3 år ad gangen. Genvalg kan finde sted. I tilfælde af den interne revisors forfald indtræder revisorsuppleanten. Revisorerne reviderer alle de under klubben hørende regnskaber. I revisionsprotokollen indføres revisorernes beretning i forbindelse med regnskabsafslutningen.

§ 14 Klubben afholder sædvanligvis ugentlige møder i perioden 15. august - 30. april. Dog afholdes mindst ét møde i sommerperioden. Til KPK-møder, bortset fra generalforsamlinger, er medlemmerne berettiget til at medtage gæster. Hver enkelt gæst må normalt ikke deltage i mere end 2-3 møder pr. sæson. Bestyrelsen kan bestemme, at der til særlige møder - udover generalforsamlingen - ikke må medtages gæster. Kun klubbens medlemmer kan deltage i afstemninger. Gæster kan ikke indlevere salgsmateriale til klubbens auktioner. Gæster, der ikke er medlem af en klub/forening under DFF, kan ikke købe ved KPK's anvisningssalg, auktioner.

§ 15 Generalforsamlingen er klubbens øverste myndighed. Indvarslingen indeholdende dagsorden kan alene foretages af bestyrelsen enten gennem en af KPK's publikationer, klubbens hjemmeside eller ved skriftlig meddelelse til medlemmerne. Referat af generalforsamlingen indføres i en af bestyrelsen autoriseret protokol og underskrives af dirigenten. Generalforsamlingen kan om fornødent vedtage, at referatet ikke må offentliggøres.

§ 16 Indvarsling til ordinær generalforsamling, der afholdes inden udgangen af hvert års marts måned, skal foretages med mindst 14 kalenderdages varsel. Dagsordenen skal omfatte:

- Valg af dirigent

- Beretning om det forløbne år

- Årsrapport med påtegning af revisorerne

- Behandling af forslag, der er stillet af bestyrelsen og rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne

- Fastsættelse af medlemskontingenter for det kommende år

- Valg af bestyrelsesmedlemmer jfr. § 19

- Valg af ekstern revisor

- Valg af intern revisor eller revisorsuppleant i år, hvor disse er på valg, jft. § 19

- Eventuelt

Forslag fra medlemmer må, for at kunne behandles på den ordinære generalforsamling, fremtræde konkret formuleret og være formanden skriftligt i hænde senest 31. december året før.

§ 17 Ekstraordinær generalforsamling afholdes når bestyrelsen finder det påkrævet, eller når det til behandling af et bestemt angivet emne begæres af mindst 25 medlemmer. Derudover skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når en tidligere generalforsamling har truffet beslutning herom. Indvarsling til en ekstraordinær generalforsamling skal foretages med mindst 7 kalenderdages varsel som foreskrevet i § 15, stk. 2, og dagsordenen skal omfatte:

- Valg af dirigent

- Behandling af det angivne emne

- Eventuelt Forslag fra medlemmer

- bilagt den nødvendige dokumentation for, at mindst 25 medlemmer står som forslagsstillere

- indsendes skriftligt til formanden.

Bestyrelsen er forpligtet til at foranledige den ekstraordinære generalforsamling afholdt senest 2 måneder efter, at begæringen er kommet formanden i hænde.

§ 18 Medlemmer, der måtte være forhindret i at være til stede under en afstemning, kan afgive skriftlig fuldmagt til et fremmødende medlem. Hvert fremmødt medlem kan kun repræsentere én fuldmagtsstemme. Fuldmagten skal godkendes af dirigenten. Alle afstemninger afgøres ved simpelt flertal, medmindre andet er bestemt. Vedtægtsændringer kan kun foretages på en generalforsamling, og en ændring er kun vedtaget, når mindst 75% af de fremmødte stemmer er for. Alle afstemninger afgøres ved håndsoprækning, med mindre bestyrelsen eller mindst 10 medlemmer kræver skriftlig afstemning.

§ 19 Funktionstiden for bestyrelsesmedlemmer er 3 år, idet genvalg dog kan finde sted. Bestyrelsesmedlemmerne er på valg efter følgende valgrotation:

Formand og 2 bestyrelsesmedlemmer

Næstformand og 1 bestyrelsesmedlem. Samtidig vælges intern revisor.

Kasserer og 2 bestyrelsesmedlemmer. Samtidig vælges intern revisorsuppleant.

Udtræder et bestyrelsesmedlem i funktionstiden, supplerer bestyrelsen sig selv, hvis den skønner det nødvendigt. Bestyrelsessuppleantens funktionstid er begrænset til nærmest følgende generalforsamling, hvor vedkommende enten vælges for resten af det udtrådte medlems funktionstid, eller erstattes af et andet medlem, der ligeledes vælges for resten af det udtrådte medlems funktionstid.

§ 20 For de i § 2 omtalte funktioner kan udarbejdes et sæt reglementer, der fastlægger, hvorledes funktionernes etableres og udøves. Reglementerne udarbejdes af et arbejdsudvalg, der nedsættes af bestyrelsen.

§ 21 Etablering af nye reglementer eller eventuelle ændringsforslag til bestående reglementer skal behandles og vedtages på et medlemsmøde. Forslagene hertil skal være meddelt gennem en af KPK's publikationer, klubbens hjemmeside eller skriftligt til medlemmerne 14 kalenderdage forinden. Vedtagelsen sker ved simpel stemmeflerhed.

§ 22 Bestyrelsen kan indstille til en generalforsamling, at klubben køber eller sælger fast ejendom. Beslutninger herom kan kun træffes på en generalforsamling, ordinær eller ekstraordinær.

§ 23 Et medlem, der ønsker at udtræde af klubben, skal meddele dette skriftligt til kassereren eller sekretæren senest den 1. december i et år, hvorefter udmeldelsen er effektiv fra den derefter følgende 1. januar. For sent afgivet meddelelse betyder, at medlemmer hæfter for kontingentbetaling også i det følgende år.

§ 24 Et medlem, der i eller uden for klubben modarbejder denne eller på anden måde viser sig uværdig til at være medlem, kan på foranledning af bestyrelsen eller af mindst 10 medlemmer foreslås ekskluderet. Det pågældende medlem underrettes ved anbefalet brev gennem bestyrelsen om, at eksklusionen er foreslået samt begrundelsen herfor. Snarest muligt derefter skal to bestyrelsesmedlemmer tage kontakt med den pågældende for at udrede kendsgerningerne vedrørende de påklagede forhold, hvorefter bestyrelsen kan træffe beslutning om suspension af det pågældende medlem. Suspensionen forelægges på den nærmest følgende generalforsamling, hvor det ved simpel stemmeflerhed afgøres, hvorvidt suspensionen skal hæves eller resultere i eksklusion. Udredningen i stk. 3 er fortrolig og må ikke offentliggøres, men kan i uddrag meddeles ved den besluttende generalforsamling. DFF skal orienteres om det pågældende medlems eksklusion samt begrundelse for denne.

§ 25 Beslutning om klubbens opløsning kan kun finde sted, når forslag herom er vedtaget på en særlig i den anledning indvarslet ekstraordinær generalforsamling med mindst 75% af de tilstedeværende medlemmers stemmer. Til endelig vedtagelse kræves yderligere, at der ved en urafstemning foreligger mindst 80% af de afgivne stemmer for forslaget, og at de for forslaget afgivne stemmer udgør mindst halvdelen af klubbens medlemmer. Senest 14 kalenderdage efter den ekstraordinære generalforsamlings vedtagelse af forslaget udsender bestyrelsen stemmesedler til samtlige medlemmer. Stemmesedlerne tilstilles formanden i lukket kuvert senest 14 kalenderdage efter modtagelsen. Optælling foretages af bestyrelsen under kontrol af dirigenten på ovennævnte generalforsamling. Besluttes det at opløse klubben, indkalder bestyrelsen en ny ekstraordinær generalforsamling, hvor de tilstedeværende medlemmer, der har betalt kontingent i mindst 10 år, ved simpel flertal træffer bestemmelse angående anvendelsen af klubbens midler til filatelistiske formål.

Forelagt og vedtaget på den ordinære generalforsamling onsdag den 20. marts 2013